Учимся планировать: 20 советов для тех, кто хочет всё успевать

Время — ценный ресурс, который часто человек растрачивает почем зря, жалуясь на его патологическую нехватку. Но те люди, которые научились планировать свой рабочий день, правильно расставлять приоритеты и рационально управлять временем, получают большое преимущество. Помимо того, что у них на все хватает времени, они получают возможность наслаждаться не только результатом, но и самим процессом реализации. А еще у них остаются ресурсы для домашних дел, продуктивного отдыха и личной жизни.

Грамотно выстроенный тайм-менеджмент — это непросто. Особенно поначалу, когда приходится полностью менять свой подход к планированию. Но то, что вначале дается с трудом, постепенно входит в привычку и начинает приносить свои плоды. Главное — все-таки начать.

В этом материале будут даны советы и рассмотрены различные методики, призванные помочь в планировании рабочего дня. Возможно, среди них вы сможете подобрать подходящие для вас решения.

Для чего стоит научиться планировать рабочий день

Если сравнивать день, прожитый по определенному плану, с днем, пущенным на самотек, можно отметить: первый оказался более эффективным. Что может дать планирование:

1. Упрощает рабочий процесс. Гораздо проще и продуктивнее распределяются энергия и время.
2. Повышает эффективность. Все усилия и внимание направлены на важные дела, выполнение которых приводит к необходимому результату.
3. Освобождает время. Вы понимаете, сколько нужно потратить на работу, а сколько времени у вас останется на личные нужды.
4. Позволяет достичь большего. Если убрать ненужные дела и сконцентрироваться на первоочередных задачах, вы сможете добиться более значительных высот.
5. Снижает уровень стресса. Планируя рабочий день, человек себя чувствует спокойнее из-за предсказуемости процесса. Отсутствие неожиданностей равно безопасности.

Человек получает возможность выполнять не только рабочие, но и бытовые, а также другие задачи более качественно и в целом делать больше. Он понимает, как грамотно расставить приоритеты, какие функции можно делегировать, а какие и вовсе можно исключить.

С чего начать планирование своего рабочего дня

Правильно начать рабочий день — важная часть трудового процесса, от которого зависит его эффективность. Выделим следующие принципы планирования начала рабочего дня:

1. Старайтесь начинать день с позитивного настроя. Утром подумайте о том, как новый день может сделать вас ближе к достижению глобальной цели, что вы должны предпринять, чтобы получить от этого дня как можно больше радости. Настрой, с которым вы приступаете к выполнению дел, очень важен.
2. Полноценно позавтракайте и не спешите на работу. Суета, спешка, отсутствие питательного завтрака — не самое лучшее начало дня. И не стоит оправдываться отсутствием времени. Чтобы все успевать утром, нужно ложиться спать раньше.
3. Приступайте к выполнению трудовых задач ежедневно в одно время. Такая самодисциплина позволяет сформировать у организма привычку мобилизовать все силы в нужный час.
4. Составляйте план рабочего дня и периодически сверяйтесь с ним. Планируйте около 60% времени, оставляя «резервные» 40% на внезапные и срочные дела.
5. Приступайте к выполнению задач сразу, исключая «раскачки». Уберите «ритуалы» в виде просмотра соцсетей, чаепития, многоразовых приветствий и прочего. Не стоит совсем отказываться от такой психологической разрядки, просто перенесите ее на более удачное время, заранее запланировав.
6. Самые главные дела выполняйте первыми. Именно с таких задач нужно начинать рабочий день. Те, что не являются важными, оставьте на потом.
7. Установите сроки решения конкретных дел. При этом старайтесь просить вдвое больше времени, чем вам нужно для выполнения задачи. Если вы поручаете дело подчиненным, давайте им примерно на треть меньше времени. Если они справятся в срок, у вас получится сэкономить ресурс. Если нет, вы все равно не будете в проигрыше.

Вот так можно начинать свой рабочий день, чтобы он был максимально продуктивным и при этом не изматывающим.

Почему важно правильно распределять домашнюю нагрузку в нерабочее время

Рабочие дела — это важные, но не единственные задачи. Следует находить время и на домашние дела, так как они тоже являются неотъемлемой частью нашей жизни. Для этого можно следовать таким рекомендациям:

• Составьте список домашних дел, включив в него рутинные и сезонные.
• Пробуйте распределять обязанности между всеми членами семьи, не тащите все на себе.
• Наладьте планирование, в котором будут учитываться предпочтения и возможности всех членов семьи.
• Не стесняйтесь пользоваться услугами профессиональных служб, если вам это упростит повседневную жизнь.
• Помните, что необязательно делать все дела сразу, если вы уставшие или немотивированные, даже если они кажутся срочными. Вы потратите гарантированно больше времени, чем если бы делали их в состоянии физической и психоэмоциональной готовности. Лучше отдохнуть, восстановить силы и только потом приступить к выполнению задачи.

Эти советы помогут достичь баланса в выполнении домашних задач, оставив время и для более приятных дел.

Основные методики и полезные советы

Прежде чем рассмотреть конкретные методы и техники планирования времени, хотелось бы уделить внимание общим рекомендациям, которые было бы неплохо взять на вооружение. Считаем, что лучше всего — прислушаться к советам того, кто достиг успехов в области тайм-менеджмента. Одним из таких людей является Этьен Гарбуджли — дизайнер из Монреаля, который на собственном опыте проверил, как научиться эффективно планировать рабочее время и какие положительные результаты это может дать. Этот человек стал успешным предпринимателем и консультантом, опубликовав в 2013 году презентацию под названием «26 подсказок по тайм-менеджменту, о которых я хотел бы знать в 20 лет», включив в нее свои идеи о планировании рабочего времени. Мы же выделим 20 его лучших советов:

1. Лучшая концентрация на задаче и более продуктивная работа достигается в условиях жесткого ограничения времени. Сколько бы времени мы не выделяли бы, оно будет использовано по максимуму. Из этого следует, что нужно сократить его насколько это возможно. И задача будет выполнена эффективно, и ресурсы сэкономлены.
2. На приоритетные задачи всегда находится время. Если вы не успеваете выполнить какое-то дело, значит она для вас не настолько важная или не особо приятная.
3. На работе работайте больше, а когда не на работе, расслабьтесь. Продуктивная работа — полноценный отдых.
4. Режим многозадачности — не самая лучшая идея. Он плохо влияет на ваше внимание. Исследования мозговой деятельности продемонстрировали, что при переключении с одной задачи на другую мозг тратит колоссальное количество энергии, и если заниматься этим на постоянной основе, человек быстро истощает ресурсы нервной системы.
5. Работа — идеальный способ для того, чтобы начать работать. Для многих самое сложное — это приступить к делу, особенно если вы знаете, что задач очень много и придется серьезно попотеть. Эта перспектива пугает и заставляет откладывать работу. Возьмитесь за выполнение несложных мелких задач, что поможет сдвинуться с места.
6. Ежедневный план выполняется гораздо быстрее, чем вы можете ожидать. Не забывайте оставлять время на форс-мажоры. По сути, отводите 4-5 часа в день на реальную работу — если «подтянутся» какие-то неожиданные задачи, вам не придется в панике предпринимать попытки все успеть.
7. Чтобы повысить продуктивность, разделите стратегические и «бестолковые» задачи. Лучше всего все идеи записать, разделить их, а уже после этого приступать к реализации. В противном случае вам придется постоянно останавливаться, чтобы подумать о дальнейших действиях, и это будет сильно тормозить всю работу.
8. Не затягивайте до последнего. Между рабочими блоками делайте небольшие перерывы. Например, можно попробовать техники Pomodoro Франческо Чирилло (подробнее о ней — чуть дальше). Основной смысл в том, чтобы весь рабочий процесс разбить на блоки по 25 минут, а между ними делать 5-минутный отдых. Можно разбить работу с более удобным для себя форматом времени.
9. Больше рабочих часов в день не означает, что вы работаете продуктивнее. Не стоит игнорировать ограничения рабочего времени. Прилагайте усилия для того, чтобы закончить все дела к окончанию рабочего дня вместо того, чтобы дорабатывать по ночам.
10. Лучше сделайте хорошо несколько задач, чем в одной будете пытаться достигнуть совершенства. Не нужно стремиться к идеальности — это мешает и выматывает, а толку особого нет.
11. Разбивайте сложные задачи на несколько таких, с которыми вам будет легче справиться. Мелкими шажками вы придете к нужному результату.
12. Запланируйте на определенные часы выполнение определенной группы задач. Например, один раз в час отвечайте на все поступившие сообщения или письма (если они не сильно срочные). Вы будете отвлекаться от дел, если постоянно будете концентрироваться на каждом отдельном сообщении.
13. Важные встречи планируйте на начало дня. Из-за ожидания и волнения вы не сможете сфокусироваться на других задачах. Поэтому чем раньше будет встреча или решение какого-то важного дела, тем быстрее вы сбросите с себя груз тревоги из-за предстоящего мероприятия.
14. Не бойтесь привлекать к работе других людей. Попросту говоря, научитесь делегировать задачи. Как говорит Джон Максвелл, написавший книгу «Как мыслят успешные люди: изменив мышление, измени жизнь»: «Если кто-то может выполнить около 80% ваших задач, делегируйте!».
15. Разные задачи не равнозначны. У них нет одинаковой важности. Всегда будут более приоритетные и менее приоритетные. Составляйте списки задач ежедневно, правильно расставляя их по степени важности.
16. Всегда определяйте, какая задача сегодня — главная. Направьте на нее большую часть энергии, стараясь выполнить как можно скорее.
17. Делайте заметки. Они нужны для того, чтобы не забыть удачную мысль, внезапно посетившую вас. Ее можно зафиксировать на ноутбуке, доске, в специальном приложении или просто в бумажном блокноте.
18. Сегодня думайте о сегодняшних, а не вчерашних задачах. И неважно, концентрируетесь ли вы на неудачах или успехах. Сделайте упор на дела, которые предстоит выполнить сегодня и завтра.
19. Установите строгие временные рамки для выполнения определенного дела. Чтобы не спровоцировать застой в работе и не потратить слишком много времени, приложите максимум усилий, чтобы сдать задачу в срок.
20. Любые возникнувшие на работе мысли, не относящиеся к работе, записывайте. Так вы не будете отвлекаться на них, но сможете позже вернуться к ним.

И хоть это советы, сформулированные еще в 2013 году, они не утратили своей актуальности. Поэтому хотя бы часть из них точно можно взять на вооружение.

Теперь же рассмотрим несколько популярных методик и техник, предлагающих определенные стратегии планирования дел.

«Метод помидора» (Pomodoro)

Так называемая «Система 25 минут» была разработана Франческо Чирилло в помощь для подготовки к экзаменам. Свое название метод получил благодаря кухонному таймеру, имеющему вид помидора — по нему Чирилло засекал время. Суть в том, что нужно 25 минут посвящать работе, после чего делать 5-минутный перерыв. Количество таких циклов — четыре, а затем нужно отдохнуть в течение получаса.

Такой метод подойдет и для подготовки к экзаменам, и для монотонной работы. Под него даже создали несколько приложений для компьютерных и мобильных операционных систем.

«90 на 30»

Метод разработан Тони Шварцом — владельцем компании The Energy Project, а также писателем и журналистом. Смысл следующий: 90 минут выделяется на рабочие дела, 30 — на отдых, после чего такой цикл следует повторить.

В самые первые циклы нужно сосредоточиться на самых важных делах. Если полтора часа работы по какой-то причине невозможны, можно прибегнуть к альтернативе — «52 на 17».

«9 дел» или «1 — 3 — 5»

За одни сутки нужно успеть выполнить одну большую, три средних задач и пять небольших дел. В качестве последних могут выступать бытовые дела. Эта стратегия подходит тем, кто хочет выполнять задачи различной сложности и важности, иметь возможность не растрачивать все свои силы при этом.

«Принцип трёх дел»

Является вариацией метода «9 дел». Она базируется на необходимости выполнения за день трех наиболее значимых задач. Придется по душе тем, для кого в приоритете результат, а не временные рамки. Больше об этой технике можно прочитать в книге «Мой продуктивный год».

«Матрица Эйзенхауэра»

Разработана она была 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Его фраза отлично описывает суть метода: «Не все срочные дела являются важными и не все важные дела — срочными». Согласно разработанному им правилу, все задачи нужно делить по важности на четыре блока:

• срочные и важные;
• срочные и не важные;
• не срочные, но важные;
• не срочные и не важные.

Соответственно и выполнение задач основывается на этом принципе.

Полезные инструменты и литература о планировании

Существует много литературы, посвященной тайм-менеджменту и искусству грамотного планирования рабочего процесса. Помимо упомянутых ранее источников, можно также порекомендовать следующие:

1. «Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности» Карсона Тейта. В книге читателю предлагается определить свой стиль продуктивности и в зависимости от него использовать подходящие ему инструменты.
2. «Доброе утро каждый день. Как рано вставать и все успевать» Джеффа Сандерса. Автор книги — тренер по продуктивности, рассказывающий, как ранний подъем способен изменить жизнь. Он раскрывает техники, помогающие даже заядлым «совам» научиться любить утро и добиться продуктивности.
3. «Делай дело» Стивена Прессфилда. Произведение поможет осознать, почему к человеку не приходит успех и как это исправить, сделав шаг навстречу творческому прорыву.
4. «Принцип 80/20. Как достичь большего с наименьшими усилиями» Ричарда Коха. В этом всемирно признанном бестселлере рассматривается знаменитый принцип «80/20». Согласно ему, за 20% времени выполняется 80% задач, 20% сотрудников приносят 80% прибыли, а 80% капитала сосредоточено у 20% людей. Автор рассказывает, как достигать большего с наименьшими усилиями.
5. «Хорошая стратегия. Плохая стратегия» Ричарда Румельта. В своем труде автор анализирует удачный и неудачный опыт компаний, что поможет выбрать наиболее правильную стратегию.

Ну и куда же без современных технологий? Речь идет о мобильных приложениях, призванных упростить задачу планирования рабочего дня и грамотно выстроить тайм-менеджмент. Вот несколько из них:

• Todoist. Надежный планировщик позволяет разбивать на проекты и подпроекты различные задачи, менять тему, добавлять теги. Есть трекинг продуктивности.
• Google Календарь. Простой и понятный планировщик, способный синхронизироваться с другими приложениями планирования. Список возможностей регулярно пополняется разработчиками.
• Trello. Подойдет и для личного планирования, и для выстраивания командной работы. В приложении много полезных функций: создание виртуальной доски, добавление к ней карточек и участников, установка сроков исполнения, составление чек-листа и прочее.
• MyLifeOrganized. Предусматривает возможность оформления списков, добавление заметок, тегов, подзадач, напоминаний. Есть функция напоминания по месту. Когда пользователь оказывается по определенному адресу, приложение просигнализирует о задаче.
• GTasks. Простое приложение для создания задач и сроков их выполнения с возможностью делиться ими с друзьями и коллегами. Есть реклама, способная раздражать. Без рекламы доступен аналог — TickTick.

Грамотное планирование рабочих и домашних дел — одно из важных условий личной эффективности и успешности. Научившись управлять временем, вы научитесь управлять своей жизнью.